Si en los meses cálidos apetece estar al aire libre y aprovechamos todas las ocasiones posibles para disfrutar de una terraza o de un jardín, ¿por qué no hacer lo mismo cuando se trata de celebrar un evento corporativo?

"Un acto al aire libre es una opción original y bonita que hará las delicias de los asistentes"

El acierto de celebrar eventos al aire libre

En primavera y verano el clima acompaña, pero la intemperie siempre entraña riesgos: demasiado calor, viento, una lluvia inesperada… Por eso es tan importante buscar jardines para fiestas o terrazas para eventos bien protegidas y con unas instalaciones adecuadas.



Una vez salvado el escollo de la climatología, lo demás va a salir a pedir de boca, siempre que esté bien organizado. La preparación y anticiparse a posibles imprevistos son esenciales para que todo se desarrolle a la perfección.



Un acto al aire libre, bajo una carpa, en una terraza o en un jardín es una opción original y bonita que hará las delicias de los asistentes.

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Los imprescindibles para que todo salga bien

La hora adecuada



Elegir la franja horaria adecuada será decisivo para que la reunión no acabe fracasando. Es importante tener en cuenta que, en verano, durante las horas centrales hay que permanecer en lugares resguardados, no a pleno sol.

 En cambio, en primavera o en otoño será agradable aprovechar el sol tibio del mediodía.

La opción de una cena al aire libre es especialmente agradable en verano.


Equipamiento y comodidad



Unas buenas carpas para eventos son cruciales para sentirse al aire libre y al mismo tiempo protegidos del viento y de otras incomodidades de la intemperie.



El lugar deberá contar con unas zonas de refrigeración donde tanto la comida y la bebida como los participantes en el evento se sientan cómodos.

Tener el catering expuesto en un lugar donde haga calor no solo será poco agradable, sino que puede ser perjudicial para los alimentos. 

Cabe mencionar también que el recinto tiene que contar con baños bien equipados, limpios y en perfecto estado. Este aspecto no debe descuidarse jamás.


Una buena iluminación



Aunque el acto se desarrolle durante el día, es esencial que la iluminación esté muy cuidada. Si se trata de una cena, este aspecto debe estar preparado para crear el ambiente deseado. Además, tienen que estar bien iluminados y señalizados los caminos exteriores y el acceso al aparcamiento.


Gastronomía y refrescos



La gastronomía es un elemento clave en todos los eventos. El tipo de acto y de invitados decidirá el protocolo a seguir en cuestión de restauración. A menudo, y sobre todo en actos veraniegos, el cóctel es lo más adecuado, ya que permite libertad de movimientos y da la sensación de ser algo más ligero y refrescante.



Un factor que hay que cuidar especialmente es el de la calidad y atención. Una buena comida relaja y predispone positivamente.

 Con el calor, hay que estar muy pendiente de las bebidas. Tiene que haber refrescos suficientes, con abundancia de agua y bebidas no alcohólicas.


Aparcamiento



El lugar tiene que contar con un aparcamiento cercano y de cómodo acceso.

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La importancia del ambiente

Tanto si la reunión se desarrolla en carpas para eventos como en terrazas para eventos es importante imprimirles una personalidad. El ambiente sugerente y cuidado suma muchos puntos.



El tipo de personas que se reunirán y el carácter del evento marcará el tono de este y la decoración: más clásica en unos casos y con toques bohemios o vanguardistas en otros. Esto se consigue frecuentemente con detalles.

El entorno y la decoración son decisivos para que el evento sea un éxito. Para ello, hay que analizar el público objetivo que va a tomar parte en él.

Calidad, buen servicio y profesionalidad no son solo palabras, sino condiciones imprescindibles para que los participantes aprecien el evento y no se sientan defraudados. 

Para ello, el centro que organiza los eventos tiene que saber ofrecer a cada cliente el espacio que le identifique, adaptándolo a las características de cada uno.

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Recursos tecnológicos

A veces se requiere algún tipo de material o equipo tecnológico, de vídeo o de audio. Es recomendable planteárselo desde el principio para poder organizar el espacio de la manera más adecuada y planificar la programación.



Quizá además de los recursos tecnológicos se necesitará música a cargo de un DJ. Es de agradecer que el equipo sea de calidad y el DJ, experimentado y con conocimiento del tipo de personas que se han reunido en el evento.

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La ubicación más acertada

El público que va a acudir al evento tiene que poder llegar al lugar sin perderse. Es decir, debe ser una ubicación de relativamente fácil acceso y bien señalizada.

Que los asistentes lleguen tarde porque no acertaron en la salida de la autovía o porque se trata de un emplazamiento recóndito, no juega a favor de los organizadores.

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La profesionalidad, clave del éxito

La profesionalidad es un grado. Solo una atención profesional sabe organizar la logística y ofrecer todos los servicios que requiere cada situación, incluso aquellos que el cliente no sabe que necesita.