La organización de un evento empresarial es una de las claves estratégicas para que una empresa pueda llegar a lograr los objetivos que se quieren lograr. Un estudiado y correcto protocolo empresarial puede conseguir afianzar la conexión entre todos los asistentes, exponiendo el tema a tratar con pautas bien marcadas y con directrices claras para llevarlas a cabo, hasta el tiempo que se adecúe a las necesidades. 

"Un estudiado y correcto protocolo empresarial puede conseguir afianzar la conexión entre todos los asistentes"

El presupuesto de un evento corporativo

Organizar un protocolo de eventos no es tarea fácil, pero con tiempo y ganas se puede hacer una buena estructura del programa para que todo salga bien. Antes de nada, y lo más importante, es hacer un presupuesto del mismo teniendo en cuenta que hay muchos tipos de protocolo y nunca podrán estructurarse de la misma manera uno militar que uno religioso por ejemplo. Acorde a este citado presupuesto se irán añadiendo los anexos necesarios para que todo quede finalmente bien organizado. 



Otra de las cosas imprescindibles es definir el objetivo del evento. Tener claro que el qué, cómo y cuándo son los eslabones de una cadena imprescindible para que no haya fallos y deben ir bien estudiados y debidamente estructurados.

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Tipo de público del evento

Muy importante también es el tipo de público al que va dirigido el evento porque, en función de si es de ámbito público o algo más selectivo, se tendrá que tratar de una manera más cercana o no a los invitados, disponer de asientos suficientes para que todos puedan estar sentados o por el contrario dejar espacio libre para que haya pasillos en el caso de que sea, por ejemplo, una entrega de diplomas o suficiente recorrido para encajar con elegancia un pase de modelos. 



En último lugar, y no por ello menos importante, debes saber que hay muchos tipos de evento que están tremendamente masificados y requieren de un gran equipo trabajando para que esté todo bien organizado y hay otros, de calibre menor, que se puede tener más controlado con menos dedicación.

El trato a los invitados debe ser una base totalmente estudiada y debes tener en cuenta que los eventos, al fin y al cabo, se organizan para que las personas que acudan se informen o disfruten algo que tú quieres mostrarles. Por tanto, si ellos salen contentos el éxito está asegurado. 


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El cuidado de las instalaciones

La planificación es fundamental para que no haya imprevistos desagradables.

Las instalaciones deben tener la luz necesaria, la decoración pertinente para el tipo que sea, la ubicación de los invitados para que estén cómodos, el horario marcado para cada parte que se haya programado dentro del evento…



En un protocolo empresarial es muy probable que se haga una primera fase donde se exponga algún tipo de proyecto para subir las ventas en la empresa, cambiar la táctica de marketing de algún departamento, formar a los empleados con algún programa nuevo que se vaya a incorporar a la empresa, etc. Eso será lo primordial del evento, pero necesitarás mucha gente trabajando para que todo salga bien, y cada uno en su sector y siempre habiéndolo estudiado mucho para que cada uno tenga sus directrices a seguir para que nada salga mal. También tener la certeza de que se tiene estudiado y localizadas todas las maneras de solucionar un problema si lo hubiera sea en el ámbito que sea.

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Evaluación tras el evento

Al terminar el evento tienes que evaluar si el presupuesto invertido ha merecido la pena o si, por el contrario, tienes que cuidar más la estructuración antes de que llegue el gran día. El protocolo siempre ha servido para que un evento tenga elegancia, esté todo debidamente coordinado para que sea ordenado y puntual, y para que se puedan seguir las pautas y no se olvide nada…



La satisfacción más grande es conseguir que, una vez terminado el evento, todo haya salido bien y acorde a lo que se tenía propuesto. También es bueno quedarse con los errores para que a la próxima vez no falles a la hora de organizar otro de semejantes características y garantizar a los invitados que si en otra ocasión hay otro evento, será igual o mejor todavía para que asistan con ganas y positivismo. 



En definitiva, al igual que los esquemas son buenos para organizar un temario a estudiar, en los protocolos se deben puntualizar los pasos a seguir el día del evento. De esta manera, si tienes claro haber estudiado paso por paso todos los puntos a tratar para que nada pueda salir mal y los has llevado a cabo, la profesionalidad está casi asegurada. 



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En definitiva, al igual que los esquemas son buenos para organizar un temario a estudiar, en los protocolos se deben puntualizar los pasos a seguir el día del evento. De esta manera, si tienes claro haber estudiado paso por paso todos los puntos a tratar para que nada pueda salir mal y los has llevado a cabo, la profesionalidad está casi asegurada.